進行展覽會策劃應注意些什么？
發布時間：2019-10-17 10:27:53 | 人感興趣 | 評分：3 | 收藏：
【站西鞋城網-鞋業新聞】 第一部分 展覽會前的準備工作
展覽會的策劃過程是一個綜合而又復雜的過程,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供一定的環境和場所，促使交易達成的過程。評價一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。
一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協調組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路,從上述圖中我們可以看到展覽業促進了相關行業的發展，同時主動權又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經驗的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達到圓滿的目的。否則其中一環沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。
二、項目經理制
目前大多數展覽公司實行的是項目經理制，即項目經理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。
項目經理策劃會議的前期工作
市場調研
市場調研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷
1、沒有成功召開的經驗和現有模式。
2、沒有創造出品牌
3、沒有與顧客建立穩定的關系及沒有穩定的顧客群
4、不了解行業市場的發展動態
要求項目經理
1、具有敏銳的市場調查能力和超前的市場知識，曾經有一個會展界同行說：“當別人已經占領了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領別人沒有發現的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創新意識，即對周圍和未來的事業的關心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關信息,確定未幾年中國發展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續性。
2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業的反應，相關資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項目經理非常主要的環。因為決策者在支持展覽會的召開是根據會議可行性報告和項目經理對整個行業的了解程度來決定的。
項目場地的確定、規模及時間
項目經理根據市場調查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規模及時間的確定根據國際慣例，一個成品版和規模的展會，并不是首次舉辦就規模很大的，是經歷一個過程而發展壯大的。當然展會規模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據場館規模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業發達的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求：
⑴國外參展商必須要達到整體參展對象的20%
⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數的20%
在國內很多研展會，號稱國際但大多數達不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。
場館整體的因素：
1、硬環境的考慮：
Α、場館的交通是否便利；
Β、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全
C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的
①是否有貨運電梯
②場館倉庫的庫容量有多大
D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關租用配套設備。
E、研討會的場地安排
2、軟環境的考慮
①場館內部保衛設施是否到位
②場館的停車場及休息場所是否合理
③場館的水電供應情況
④場館的衛生清理工作
⑤會議期間場館提供的相應服務
租賃方式一般分兩種情況：
1、以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金，國際上專業會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。
2、按場地實際搭建展位（標準3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據場館租賃的規模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。
建議：①首次展覽會場地不要太大。根據自己的實力做出預算。控制在一萬平方米以內為宜，南方某展覽公開發中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地，結果損失了將近1.6平方米定金。
②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內有2到3個展覽與其發生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。
三、項目招展
展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同：
A、展覽的展即展示——參展者構成，覽即看——觀眾構構成的。如果是專業的展覽會，還需要邀請專業人士或同行業內人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點：
①實力比較雄厚，重視產品和品牌的宣傳；
②技術力量雄厚，一般為技術領域領頭羊或是生產者本身；
③規模和檔次都要比較高；
④注重參觀對象
⑤注意展覽會議期間的相關行業研討會
⑹注意參展的同行
例如：在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態，進行仔細而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。
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